Para lograr un buen manejo de proyecto es necesario culminar la instalación del sistema de seguridad en la fecha establecida. La mayoría de los gerentes de seguridad son los responsables de gestionar diversos proyectos de seguridad, sin embargo, a menudo carecen de experiencia en el manejo de este tipo de actividad. A continuación le presentaremos algunos consejos sobre cómo mantener un proyecto en marcha:

• Asegúrese que la programación del trabajo sea realista. Los gerentes de seguridad a menudo deben discutir largo y tendido con los gerentes senior de la compañía para obtener su aprobación y proceder con el proyecto de seguridad. Una vez obtenida la financiación, estos gerentes de seguridad pedirán que los proyectos se instalen de la noche a la mañana. Asegúrese de contar con tiempo suficiente para llevar a cabo una especificación de compra y conseguir proveedores. Proporciona al vendedor del sistema de seguridad el tiempo suficiente para que diseñe el proyecto, obtenga el equipo y transporte a la mano de obra. Establecer fechas demasiado optimistas para la culminación del trabajo es la forma más común de garantizar el fracaso del proyecto mucho antes de que comience.

• Informe sus expectativas de cronograma a los proveedores de seguridad. Deles a conocer la importancia de cumplir los plazos de ejecución. A menudo, el proveedor estará tan ansioso de hacer negocio con usted que accederá a cualquier fecha, sea o no realista. Estas personas creen que para obtener el negocio es mejor acceder a lo que establezca y luego disculparse por el incumplimiento de los plazos. Si es posible, comuníquese con el gerente de operaciones o de instalación para obtener confirmación de que la fecha de culminación establecida por el proveedor es factible.

• Solicite a cada proveedor que proporcione un cronograma del proyecto por escrito. Pregunte el tipo de software que utiliza para gestionar los proyectos y crear sus cronogramas.

• Un proveedor de sistema de seguridad no puede instalar equipos que no tiene. Existen largos plazos de entrega para muchos tipos de equipos de seguridad, en especial hardware de bloqueo de seguridad y algunos tipos de tarjetas de acceso. Hay que asegurarse de que el proveedor incluya en su cronograma de proyectos las fechas de entrega de los equipos.

• Una vez se obtiene los equipos, se debe tener cuidado con los proveedores que prometen terminar el proyecto en un periodo más corto que los demás. La mayoría de los proveedores calificados adquieren sus productos de los mismos fabricantes, tienen acceso al mismo tipo de mano de obra, y aproximadamente emplean el mismo tiempo de instalación. Si usted va hacer negocio con un proveedor que afirma que puede completar el proyecto antes que cualquier persona, consúltele de qué manera esto será posible.

• Establezca en el contrato y con el proveedor de seguridad los plazos de ejecución para cada fase del proyecto. Asegúrese de que en él se incluya una clausula sobre la importancia del cumplimiento del cronograma. Asimismo, haga que el área legal de su empresa revise el contrato para asegurar que los plazos de ejecución se cumplan.

• Asegúrese que las demás personas encargadas en el proyecto también cumplan con sus cronogramas. En muchos casos, el dueño será responsable de proporcionar conductos, circuitos de potencia, hardware de bloqueo, enchufes telefónicos u otros artículos. En muchos caos, este trabajo lo llevará a cabo otro contratista o un personal de mantenimiento de la misma empresa. En este cronograma de proyecto se debe establecer las fechas en que cada uno de estos artículos serán completados de manera que el proveedor de seguridad pueda coordinar su trabajo de acuerdo a dichas fechas. Cualquier retraso en el trabajo producido por terceros le brinda al proveedor una excusa para no culminar su trabajo a tiempo.

• Una vez que el proyecto ha comenzado, es recomendable tener de forma regular reuniones con los proveedores para verificar que el proyecto esté en la fecha prevista. Cualquier inconveniente en la fecha será identificada y corregida al inicio del proyecto y no días antes de la fecha prevista de culminación del trabajo.

• ¿Su contrato debería contar con una penalidad por retraso? Muchos gerentes de seguridad se ven tentados a incluir una cláusula de “daños y perjuicios por demora” en el contrato, el cual hace que el proveedor de seguridad desembolse una cierta cantidad de dinero por cada día de retraso. Este tipo de cláusulas son difíciles de hacer cumplir legalmente y solo el abogado de la compañía debería redactarlas.